6 вопросов до звонка в агентство

Как часто после слов “надо организовать корпоратив” вы ощущали вот этот штиль в голове? Скорее всего, каждый так или иначе проходил через это. И причина тому всегда одна: мало знать, что мероприятие должно быть “интересное” или “яркое”, нужно еще и задать себе множество вопросов еще до того, как поднять трубку и набрать номер агентства или подрядчика.

Чтобы упростить подготовку себе или другим, начинать всегда стоит с подготовки почвы. В этой статье мы разберем самые главные вопросы, с которых начинается абсолютно любое событие.

На собрании той самой рабочей группы стоит задать 6 базовых вопросов, без которых ни одно событие не сдвинется с мертвой точки:

1Зачем мы его проводим?

Ответ «потому что каждый год проводим», конечно, классный, но немного бесполезный. Нам нужна цель – что именно мы хотим от сотрудников и ивента в целом: поблагодарить команду за работу, перезнакомить между собой отделы или удаленщиков, обсудить планы компании или дать людям возможность отдохнуть после тяжелого года? Задач может быть несколько, но одну стоит назначить главной. Иначе в программу попытаются вместить всё сразу, а событие получится обо всем и ни о чем.

2Для кого мы готовим мероприятие?

Недостаточно знать только число приглашённых. Важно, кто эти люди: работают ли они в одном месте, знакомы ли между собой, есть ли удалённые сотрудники, насколько удобно добираться и участвовать, сколько им лет и какого они пола (да, это тоже важно). Стоит заранее узнать о существенных ограничениях по времени, передвижению и доступности пространства.

3Как мы поймём, что всё прошло так, как мы хотели?

Не обязательно придумывать сложные показатели. Достаточно решить, на что будем смотреть после праздника. Если важно поблагодарить команду – проверим, удалось ли уделить внимание разным подразделениям и понятно ли прозвучала благодарность. Если задача – познакомить людей, можно спросить участников, было ли удобно общаться, и заметить, возникли ли новые контакты. Это даст обратную связь о мероприятии и подсветит вам, на что в следующий раз стоит сделать упор, а что показало себя неэффективным.

4Какие есть ограничения?

Определите реальный бюджет или хотя бы допустимый диапазон. Уточните, что в него должно входить: площадка, питание, программа, оформление, техника, трансфер. Не менее важны крайние сроки, география, рабочие смены, правила площадки (если вы уже о них знаете) и другие условия, которые нельзя обойти. Без этих рамок можно долго и кропотливо делать бессмысленную работу, ведь за разную стоимость одна и та же позиция в смете может имет совершенно разное воплощение.

5Что уже известно, а что ещё можно менять?

У компании может быть закреплена дата, собственная площадка или обязательная часть вечера – например, выступление руководителя и награждение. Это лучше зафиксировать сразу. Остальное полезно разделить на варианты и открытые вопросы. Если руководитель хочет определённого артиста, уточните: он действительно обязателен или это просто одна из идей?

6Кто принимает решение?

Даже хороший план может застрять, если на каждом этапе появляется новый согласующий. Определите одного человека, который собирает комментарии внутри компании, и того, кто утверждает бюджет, концепцию и финальную смету. Очень часто лицом, принимающим финальное решение, является руководитель компании или просто очень занятой человек. Это важный момент, так как скорость, с которой вы сможете добиться ответа, напрямую влияет на сроки, которые вы закладываете на подготовку мероприятия в целом.

Для удобства мы собрали для вас чек-лист со всеми вопросами, который вы можете скачать и использовать, когда придет время снова нырнуть с головой в мир ивента. Ссылку на него вы найдете в конце статьи.

У руководителя может быть запрос на красивый общий праздник, отдающий запахом богатой жизни, HR думает о комфорте участников и закладывает бОльшую часть бюджета на логистику, маркетинг грезит об инстаграмной картинке, а сотрудники хотят погулять на широкую ногу (все персонажи вымышлены, совпадения случайны). И в этой системе нет неправых, лишь важные тезисы, которые потенциально могут перерасти в противоречия при просчетах первой сметы.

Соберите короткую встречу с теми, кто действительно влияет на решение: инициатором события, ответственным за организацию, владельцем бюджета и, при необходимости, представителями других подразделений. Не нужно устраивать большой опрос по каждому элементу программы, достаточно заранее собрать несколько важных пожеланий рабочей группы и сотрудников, чтобы позже из них создать общую картину всего события.

Разделите всё услышанное на две группы: обязательные условия и пожелания. Например, “нам нужно собрать абсолютно всех сотрудников на вечере” – обязательное условие, которое повлияет на выбор площадки; “хотим живую музыку” – пожелание, которое можно реализовать разными способами. Как только вы отделите “важное” от “хотелок”, станет лучше видно, за счет чего мы можем менять итоговую смету на весь праздник.

В конце зафиксируйте четыре договорённости: главная задача, бюджетные границы, то, что менять нельзя, и ответственный за окончательное решение. Желательно отправить короткое резюме всем участникам согласования. Тогда новая идея, возникшая через неделю, не будет автоматически отменять уже принятые решения.

Посмотрим на условную ситуацию. Компания готовит новогодний вечер для ста сотрудников. Первоначальный запрос звучит знакомо:

Это не готовый сценарий и не должен им быть. Организатору всё ещё предстоит продумать подходящие решения. Но теперь понятно, какие предложения рассматривать, какие ограничения учитывать и у кого уточнять детали.

Чтобы не держать все договорённости в переписках и заметках, мы собрали основные вопросы в отдельный чек-лист. Скачайте его, отметьте уже согласованные пункты и заполните поля. Получившийся документ можно использовать как основу брифа для агентства или как рабочий план, если организуете корпоратив своими силами.

Конец материала